In relazione a quanto prevede il Decreto legislativo 24/2023, il Fondo Pensione di Previdenza Bipiemme si è dotato di un sistema di segnalazione che tutela da eventuali conseguenze pregiudizievoli chiunque intenda segnalare condotte illecite (anche presunte) relative a qualsiasi azione anche tentata, atti o omissioni di cui è venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del Fondo stesso (di seguito anche solo “Fondo”), assicurando nel contempo la riservatezza e la protezione dei dati personali del segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte.

Cosa segnalare

Possono essere oggetto di segnalazione:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• le condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo o del Codice Etico;
• altre violazioni indicate all’art. 2 lettera a) punti 3, 4, 5 e 6 del D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24.

Soggetti interessati

I soggetti che possono fare le segnalazioni con riferimento alla normativa “Whistleblowing” sono:

1. gli addetti al Fondo Pensione di Previdenza Bipiemme;
2. collaboratori, liberi professionisti, consulenti e fornitori che forniscono la propria attività lavorativa per il Fondo;
3. le persone che svolgono funzioni di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso il Fondo.

Sono esclusi gli Associati ed i beneficiari di prestazioni da parte del Fondo.

Canale interno di segnalazione

Il canale interno di segnalazione prevede l’utilizzo in modalità preferenziale della piattaforma EQS Integrity Line, in grado di garantire la completa riservatezza del segnalante, tramite il seguente link:

https://fondopensioneprevidenzabipiemme.integrityline.com/

In alternativa è possibile effettuare una segnalazione in forma scritta. In tal caso in una busta va inserita la fotocopia del documento di identità del segnalante, in una seconda va inserito la segnalazione scritta. Entrambe le buste dovranno essere inserite in una terza busta che va spedita all’indirizzo: “riservata all’Organismo di Vigilanza (Whistleblowing) presso Fondo Pensione di Previdenza Bipiemme P.za Meda 4 Milano.

Solo nel caso in cui la segnalazione riguardasse l’OdV, il segnalante deve inoltrare la segnalazione esclusivamente in forma scritta al Presidente del Collegio dei Sindaci. In questo caso in una busta va inserita la fotocopia del documento di identità del segnalante, in una seconda va inserita la segnalazione scritta. Entrambe le buste dovranno essere inserite in una terza busta che va spedita all’indirizzo “riservata al Presidente del Collegio dei Sindaci (Whistleblowing) presso Fondo Pensione di Previdenza Bipiemme P.za Meda 4 Milano”.

Canale esterno di segnalazione

Ai sensi del D. lgs n. 24 del 10 marzo 2023, fermo restando il diritto di rivolgersi all’Autorità Giudiziaria, è possibile utilizzare anche i seguenti canali:

• esterno (gestito da ANAC);
• divulgazione pubblica (es. tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone).

Modalità di gestione delle segnalazioni al canale interno

La gestione delle segnalazioni presuppone:

• avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni;
• interlocuzioni con la persona segnalante;
• istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
• riscontro, anche interlocutorio, alla persona segnalante entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
• comunicazione alla persona segnalante dell'esito finale della segnalazione.

Protezione della riservatezza delle persone segnalanti

L’identità del segnalante viene protetta in ogni fase del processo. La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante. I soggetti che ricevono, esaminano e valutano le segnalazioni, l’OdV e ogni eventuale altro soggetto coinvolto nel processo di gestione delle segnalazioni sono tenuti alla riservatezza delle informazioni ricevute.

Rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali

I dati personali contenuti nella segnalazione, inclusi quelli relativi all’identità del segnalante o di altri soggetti vengono trattati nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito della procedura di segnalazione.

Ritorsioni conseguenti alla segnalazione

I soggetti interessati in via diretta o indiretta alla segnalazione sono preservati da qualsiasi forma di ritorsione e discriminazione anche solo tentata o minacciata (art. 17 del D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24).